給与明細の電子化のリスクや注意したい点

Web給与明細システムを導入する際には、セキュリティ面や従業員の同意書など、いくつか注意しておかなければならない点があります。

また、給与明細を電子化することで、考えられるリスクについても紹介しています。

Web給与明細導入に関するリスクや注意点

導入前に従業員の同意書が必要となる

Web給与明細システムを導入する際には、所得税法によって規定が定められていて、従業員の同意書が必要になります。

従業員の過半数以上の賛同が得られなければ、導入することが出来ないので、事前に社内で説明会などを行って電子化についてのメリットなどの情報を共有しておくことが大切です。

また、同意が得られた場合でも、従業員が書面での給与明細を要求した場合は、給与支給者は速やかに対応する義務があるため、印刷できる環境も整えておきましょう。

セキュリティ対策の必要性

ネット経由で給料明細を配布したり管理する特性上、どうしても情報漏洩のリスクが伴います。

これは多くの企業が危惧していることで、どの企業でも起こりうる問題として個人情報の取り扱いには各企業が細心の注意を払っています。

電子化のメリットでもある場所を選ばずに閲覧出来るということは、セキュリティ環境が不十分な場所でも個人情報の閲覧が可能ということ。

情報漏洩の可能性が高くなるため、各従業員のセキュリティ意識を高めるための対策が必須です。

書面配布への対応

従業員が電子化に賛同しない場合や、電子化したデータが閲覧できない出来ない環境にある時は、所得税法の規則で定められている通り、企業側は従業員が書面での給与明細を求めている場合は対応する義務があります。

このようにデータ形式の配布と書面での配布が混在してしまうと、かえって人的ミスを引き起こすリスクにも繋がります。

Web給与明細システムを導入する際には、どちらの場合でも臨機応変に対応することが出来るものを選ぶことが望ましいです。

給与計算システムとの相性

せっかく従業員からの同意を得てシステムを導入しても、今まで使用していた給与計算ソフトとの連動が上手く出来なかったり、電子化に移行したことで新たな業務が増えてしまったりしたら意味がありません。

Web給与明細システムの中には、導入のチェックを行うために一定期間の無料トライアルなどを設けているものもあるので、既存システムとの相互性をチェックし使いやすさを試しておきましょう。