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給与明細に関する法律

給与明細は、所得税法によって配布が義務付けられているため、給与支給者は従業員に対して必ず給与明細を発行しなければなりません。

ここでは、給与明細に関する法律や、電子化された給与明細は法令上問題がないのか解説しています。

給与明細発行に関する法律

給与明細の発行に関する法令を調べてみたところ、所得税法では給与明細の発行について明確に定められており、配布しないと違法になります。

また、従業員の労働時間や休日などの基準が記載されている労働基準法では、給与明細の配布に関する事項はなく、給与の支払い時に計算書の交付が必要であることが明記されています。

従って2つの法令から、給与支給者は給与明細という形式で従業員に交付すれば、法的に問題になることはありません。

給与明細の電子化は法律上問題ないのか

給与明細の形式は書面でも電子データでも、配布形式に関して法律で定められていないので、給与支給者が従業員へ交付していれば、法令上は全く問題なし!

就業規則に特約などがない限り、電子化することが可能です。

しかし、電子化を承認した従業員から書面での給与明細の交付を求められた場合には、書面での交付を行う義務があるので、紙での明細書発行にいつでも対応出来るように準備しておく必要があります。

給与明細の発行にまつわる義務

所得税や有給記載の義務は?

労働基準法によって、基本給とその他支給される給与の項目別の支給額、従業員の銀行口座に支給された金額、源泉徴収税額と社会保険控除額といった事項の記載が定められています。

有給に関する記載は法律上決まりはありませんが、取得日数や残日数は給与計算において根拠になるもの。

従業員に公表しておくことで、後々トラブル防止にも役立つので、記載の義務化はありませんが、きちんと伝達しておくようにしましょう。

給与明細の発行期限の義務は?

法律上、給与明細配布の期日に関する記載事項はなく、いつまでに配布しなければならないという規定はありません。

給与が振込まれた後よりも、給与が支給される前には配布しておくのがベター。

給与明細が従業員の手元にあることで、今月は集計の結果として各項目がこのような金額となり、支給額を決定しているという証にもなります。

給料日に全従業員に配布出来ない場合があったり、口座への確認などを行う人もいるため、早めに配布作業を行いましょう。

給与明細は保管の義務は?

企業側は、給与明細そのものには保管しておく義務はありませんが、給与計算に関連する情報や資料は、労働基準法により一定期間の保管義務が設けられています。

3年間の保管義務(※1)・・・労働者名簿、賃金台帳、出勤簿

7年間の保管義務(※2)・・・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 、給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書 、源泉徴収簿

また、従業員側も、給与明細の保管義務は定められていませんが、万が一に備えて保管しておくようにしましょう。

(※1)参照元:なるほど労働基準法(https://www.kisoku.jp/hoka/hozon.html)

(※2)参照元:国税庁公式サイト(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2503.htm#:~:text=1 保存期間,提出する必要があります。)

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