給与明細電子化のメリットと事例

Web給与システムを導入することで得られるメリットには、一体どのようなものがあるのでしょうか。

実際に導入した企業を徹底調査し、企業側と従業員側で、導入して良かったことなどをまとめて紹介しています。

企業側のメリット

コストの削減

書面での配布には、印刷代や用紙・封筒代などのコストが発生します。

印刷や用紙代は月で換算すると大した金額にはなりませんが、年単位になると従業員の数にもよりますが、意外と高額になっていることがあります。

また、従業員に配布する際に事業所などが複数ある場合は、給与明細を各事業所へ郵送しなければならないため、配送費用もかかってしまいます。

給与明細を電子化することで、これらの経費が無くなるため大幅なコスト削減に繋がるのではないでしょうか。

業務効率化

Web給与明細システムを導入することで劇的に変化するのが、管理部署の業務内容です。

書面での配布は、個人情報なので従業員一人一人に手渡ししなければならず、支給日に配布出来なかったり、直接手渡し出来ないこともあるので、結果的に余計な業務が増えてしまうこともあります。

給与明細印刷時に他の社員の目に触れないように、配慮して行う必要があったため、常に情報漏洩のリスクがありましたが、手渡しの手間や印刷などの作業が無くなるため、効率的に業務が行えます。

計算ミスを低減

給与計算はミスが許されない作業のため、とても神経を使う業務です。

Web給与明細システムの大半は、各種給与会計ソフトと連携して使用することが出来るので、社会保険から所得税、住民税を個人データを下に自動計算してくれるため、人為的なミスは起こりにくくなっています。

また、最近のWeb給与明細システムには、給与計算から電子明細化、従業員への配布まで全て一括して行ってくれるものもあるので、よりミスが発生しにくい仕組みになっています。

従業員側のメリット

データの管理の手間が減る

本文書面での給与明細は、破棄したり紛失してしまうと過去のデータは確認することが出来ないため、再発行してもらう必要があります。

また、保管していても手元にはないため、直ぐに確認することは不可能！

しかし、データで管理することによって自分の好きなタイミングで自由に給与明細を確認することが出来るので、明細管理の手間が無くなります。

明細の紛失リスク低減

手渡しの明細書は、受け取った後に何処にしまったか行方が分からなくなってしまったり、どうしても紛失してしまうリスクが伴います。

また、いつ受領したかも自分で直ぐに確認することが出来ないため、煩わしい時間を過ごすこともありますが、Web給与明細であれば、配信履歴があるので管理が簡単！

過去にさかのぼって明細を確認したり、印刷も自分で行えます。

時間や場所を問わず確認ができる

電子化された給与明細であれば、スマホやタブレット端末で24時間好きな時に確認することが可能！

外出先などでも、簡単に閲覧することが出来ます。 また、スマホでも見やすいように専用のアプリを提供しているシステムもあります。