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給与明細の電子化によってカットできるコストは作成コストと配布コスト

給与明細を電子化する大きなメリットとされているのがコストカットであり、電子化を決断する決め手になっているといっても過言ではないでしょう。それでは、給与明細を電子化することによりカットできるコストにはどのようなものがあるのかを具体的に紹介します。

給与明細書の作成コスト

用紙代

給与明細の電子化によってカットできるコストの代表といえば用紙代です。白紙の帳票を使用するケースや専用帳票を使用するケースなど、企業によって使う用紙の種類は異なります。白紙や汎用の給与明細用紙さらには企業独自の給与明細用紙もあり、かかるコストは一概にはいえないものの、無視できるものではないでしょう。また、給与明細書の作成に必要な用紙は人数分とは限らず、データが間違っていたり印刷ミスがあったりした場合には、余計に用紙を消費することになってしまいかねません。電子化によって少なくない紙のコストをカットできるメリットは大です。

印刷費用

電子化によって給与明細書に文字や数字を記入するための印刷費用もカットできます。機密中の機密といえる給与明細のデータは社外秘です。アウトソーシングしている場合は別として(その場合は電子化により外注費カットを期待できます)、給与明細書の印刷も社内の特定部署で行われるのが一般的なためインク代がかかります。企業規模が大きくなれば、専用プリンタの導入によるコストも必要です。また、兼用か専用かにかかわらず、稼働が上がると故障や劣化のリスクも増えるでしょう。高価な機器であれば保守点検の契約にかかるコストも考えられます。電子化によってこれら印刷に関するコストがカット可能です。

給与明細書を従業員個人に届けるコスト

帳票の仕分けと封入作業にかかる費用

給与明細書は印刷して終わりではありません。連続帳票の場合は切り離す作業が必要です。その後、従業員ごとの封筒に入れる作業が必要になります。袋とじタイプであれば貼り合わせる作業が必要です。これらの作業コストは目に見えにくいかもしれませんが、電子化によってカットできる大きなコストのひとつです。

給与明細書を配布する費用

給与明細書を作成する拠点以外にも拠点をもつ企業の場合、各拠点へ配送する費用がかかります。また、拠点数にかかわらず各個人に給与明細書を配布する作業が必要です。給与明細の電子化によって、これらのコストは0になります。

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