web給与明細システムの選び方

Web給与明細システムは、社内の給与システムとの連動制が重要です。 個人情報を扱うためセキュリティ体制や、コスト面などもしっかりと見極めて選ぶ必要があります。 そこで、ここでは選び方のポイントについて解説しています。

Web給与明細システムの選び方のポイントを紹介

初期・月額費用が適正であること

Web給与明細システムを導入するには費用がかかります。 給与明細発行にかかる作業の負担を減らすだけではなく、経費削減に繋げるためには、 Web給与明細システムの初期費用と月額費用が、毎月の印刷代や配布などにかかる経費よりも安くなるのかを事前に計算して比較することが大切です。

導入中の給与計算ソフトと連携可能であること

給与明細を電子化するためには、給与計算を行うソフトとの連携が必要です。 Web給与明細システムのほとんどは、各種給与計算ソフトのデータをCSVにしてインポートするだけで連携出来ますが、中には指定の会計ソフトや規定テンプレート、フォーマットが必要なケースもあるので注意しましょう。検討をしている給与明細のシステムが、自社で使用している計算ソフトに対応しているかを事前にチェックすることが重要です。

給与明細の紙面発行にも対応していること

従業員によっては、電子化されたデータの閲覧環境が整っていなかったり、家族への共有資料として書面での給与明細を求める場合があります。 労働基準法に給与明細の書面の交付について、特に定めはありませんが、従業員とのスムーズなやり取りのためにも電子データの配布とは別に対応できるようにしておくとよいでしょう。 紙面での明細発行にも対応しているシステムであれば、発行にかかる作業を軽減することができるのでおすすめです。

セキュリティのしっかりしたシステムであること

クラウド型の給与明細システムは、ネットワークを経由するため情報漏洩のリスクを伴います。 データの流出や不正なアクセスを防ぐために、SSL（暗号化）通信やアクセス制限、 二重認証や各種情報の暗号化対応などセキュリティ対策がされているシステムを選ぶことが大切です。 また、Web画面で入力したパスワードやシステムからダウンロードしたデータの流出などが起きないように、社内のセキュリティ環境も整えておくと安心です。

まとめ

Web給与明細システムを選ぶ際は、導入の際の負担がかからず、 しっかりと使いこなすことのできるシステムを見極める必要があります。 初期費用や月額費用が今の経費よりもコストダウンになるか事前に計算してみることや、 会計ソフト・書面発行への対応力、セキュリティ対策の内容を踏まえて自社に最適なものを見つけてみてください。