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WEB給与明細書への従業員からの同意

給与明細を電子化するためには、従業員からの同意を得なければなりません。 ここではWeb給与明細システムを導入する際に必ず行う、同意書について解説。 同意書の掲載内容や、同意しない従業員への対処法などをまとめています。

Web給与明細活用における同意書の必要性

社内で給与明細を電子化することが進み始めると、導入システムやサービスの検討などにとらわれてしまいがち。

しかし、最も重要なことは給与明細書を交付する対象者全員に予め電子化する旨を告知し、合意を得らなければなりません。

これは所得税法によって決められた事項であり、給与明細や源泉徴収票を電子交付する場合に、必ず行う必要があります。

社内での明細発行を一元化することで、管理担当者の負担や給与明細に関わる人員の削減にも効果を発揮!

従業員全員からスムーズに同意が得られるように、従業員にとって利便性が高いシステムということを知ってもらいましょう。

同意書に掲載する内容

従業員との同意書は、書面でも電子方式(メールやWeb上)でもOK!

同意書を締結する手順としては、まず電子化のメリットを伝え、システムや制度について説明。

次に電子交付するシステムの名称や内容、具体的な発行方法、交付開始日などが記載された同意書を通知し、従業員一人ひとりからの意思を確認していきます。

同意しない社員の懸念点と対応

従業員の負担となるポイント

企業側が導入することを決定しても、従業員の中には電子化に合意しないケースもあります。

以下のような理由が原因の場合、解決策をまとめてみましたので、参考にして欲しいと思います。

その1. PCやスマホを所有していない

端末機器の問題に関しては、特にシニア世代に多いかも知れません。 せっかく給与明細が電子化されていても、自分で確認することが出来ないため、利用端末に関して事前によく確認しておく必要があります。

その2. 家族との共有がしにくくなる

従来通りの紙ベースでの配布であれば、そのまま家族へ渡せば情報を共有することが出来ますが、電子化されると本人しか閲覧出来ないシステムが多く、家族への共有が困難で面倒と感じる人もいます。 Web給与システムの中には、IDとパスワードが家族で共有可能なタイプもあるので、事情を確認してみましょう。

しっかり説明をして理解を得る

システム導入前には従業員とよくコミュニケーションを取り、円滑に進めていくことがポイント!

従業員側のメリットである明細の管理が楽になることや、書面での給与明細の紛失リスクといったところを理解してもらえるように、お互い歩み寄りながらじっくり話し合いを進めてみてはいかがでしょうか。

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CSV形式の
データ可能なソフト
無料お試し 30日
導入のサポート
  • 電話サポート
  • チャットサポート
  • 初期導入マニュアル
セキュリティ対策
(一例)
●第三者機関の
認証取得
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●通信データ暗号化
その他多数の対策
SmartHR
運用費用
1人あたり
750円/月額※2
CSV形式の
データ可能なソフト
無料お試し 15日
導入のサポート
  • チャットサポート
セキュリティ対策
(一例)
●第三者機関の
認証取得
●通信データ暗号化
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