おすすめの労務システム
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書面で給与明細を配布している場合、従業員から再発行の依頼があった時の対処法について考えてみました。
一体どんな時に再発行が必要になるのか、明細を保管するのに必要な期間なども紹介しています。
給与明細の再発行が必要になるケースには、どのようなものがあるのでしょうか。
考えられる事例をピックアップし、対処法についてアドバイスしています。
最も多いのが、従業員の管理ミスによって起きた紛失です。
緊急性がない場合は再発行しないこともありますが、保存期間内の明細書であれば対応している企業もあります。
期間外であれば、再発行する必要はありません。
このケースでは、離婚によって夫や妻の給与明細を要求してくるパターンが多いです。
雇用形態として会社と本人の間でしか行えないため、家族や弁護士からの依頼があっても、特段の事情がない限りは丁重にお断りしましょう。
住宅ローンや医療費控除などの手続きで、証明書として複数枚の給与明細書が必要になるケースがあります。
複製したものではなく原本が必要であるかを確認してから、迅速に対応しましょう。
人事労務担当者は、さまざな書類を作成し管理しています。
給与明細自体に企業として保管期間は定められていませんが、以下の書類はそれぞれ労働基準法によって保管期間が定められています。
3年間の保管義務:(※1)労働者名、賃金台帳、出勤簿
別名法廷3帳簿とも呼ばれており、各事業所単位で義務付けられている給与事務書類です。
7年間の保管義務:(※2) 給与所得者の扶養控除等(異動)、申告書給与所得者の保険料控除申告書兼、給与所得者の配偶者特別控除申告書、源泉徴収簿
(※1)参照元:なるほど労働基準法(https://www.kisoku.jp/hoka/hozon.html)
(※2)参照元:国税庁公式サイト(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2503.htm)
入れ替わりが多い企業の場合、従業者の入退社の管理や、人事労務に関わる担当者が少ない場合はかなりの重労働になることも。
個人情報が掲載された複数の重要書類を、年度別に分類し指定期間まで管理し整理していくことは、大変な労力と負担がかかってしまいますが、Web給与システムを活用することで、煩雑な作業も全てお任せ出来ます!
機密事項が掲載された業務の負担を軽減するため、近年クラウド上のシステムを利用して一元管理している企業が増えてきています。
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