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給与明細の保管や再発行

書面で給与明細を配布している場合、従業員から再発行の依頼があった時の対処法について考えてみました。

一体どんな時に再発行が必要になるのか、明細を保管するのに必要な期間なども紹介しています。

従業員が再発行を必要とする事例

給与明細の再発行が必要になるケースには、どのようなものがあるのでしょうか。

考えられる事例をピックアップし、対処法についてアドバイスしています。

紛失

最も多いのが、従業員の管理ミスによって起きた紛失です。

緊急性がない場合は再発行しないこともありますが、保存期間内の明細書であれば対応している企業もあります。

期間外であれば、再発行する必要はありません。

家族からの相談

このケースでは、離婚によって夫や妻の給与明細を要求してくるパターンが多いです。

雇用形態として会社と本人の間でしか行えないため、家族や弁護士からの依頼があっても、特段の事情がない限りは丁重にお断りしましょう。

証明書としての提示

住宅ローンや医療費控除などの手続きで、証明書として複数枚の給与明細書が必要になるケースがあります。

複製したものではなく原本が必要であるかを確認してから、迅速に対応しましょう。

必要な保管期間

人事労務担当者は、さまざな書類を作成し管理しています。

給与明細自体に企業として保管期間は定められていませんが、以下の書類はそれぞれ労働基準法によって保管期間が定められています。

3年間の保管義務:(※1)労働者名、賃金台帳、出勤簿
別名法廷3帳簿とも呼ばれており、各事業所単位で義務付けられている給与事務書類です。

7年間の保管義務:(※2) 給与所得者の扶養控除等(異動)、申告書給与所得者の保険料控除申告書兼、給与所得者の配偶者特別控除申告書、源泉徴収簿
(※1)参照元:なるほど労働基準法(https://www.kisoku.jp/hoka/hozon.html)
(※2)参照元:国税庁公式サイト(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2503.htm)

保管が容易にできるweb給与明細

入れ替わりが多い企業の場合、従業者の入退社の管理や、人事労務に関わる担当者が少ない場合はかなりの重労働になることも。

個人情報が掲載された複数の重要書類を、年度別に分類し指定期間まで管理し整理していくことは、大変な労力と負担がかかってしまいますが、Web給与システムを活用することで、煩雑な作業も全てお任せ出来ます!

機密事項が掲載された業務の負担を軽減するため、近年クラウド上のシステムを利用して一元管理している企業が増えてきています。

初期費用も無料
WEB給与明細に対応する
おすすめの労務システム

Web給与明細に対応するシステムのうち、無料のお試し期間があり、本導入の初期費用も無料、セキュリティ対策において第三者機関による「ISO/IEC27001」の認証を取得しているシステムを厳選して紹介します。

オフィスステーション
運用費用
1人あたり
50円/月額
CSV形式の
データ可能なソフト
無料お試し 30日
導入のサポート
  • 電話サポート
  • メールサポート
  • 初期導入マニュアル
セキュリティ対策
(一例)
●第三者機関の
認証取得
●二重認証
●通信データ暗号化
その他多数の対策
ジョブカン
運用費用
1人あたり
400円/月額※1
CSV形式の
データ可能なソフト
無料お試し 30日
導入のサポート
  • 電話サポート
  • チャットサポート
  • 初期導入マニュアル
セキュリティ対策
(一例)
●第三者機関の
認証取得
●IPアドレス制限
●通信データ暗号化
その他多数の対策
SmartHR
運用費用
1人あたり
750円/月額※2
CSV形式の
データ可能なソフト
無料お試し 15日
導入のサポート
  • チャットサポート
セキュリティ対策
(一例)
●第三者機関の
認証取得
●通信データ暗号化
●二段階認証
その他多数の対策

※比較表のデータは公式サイトの情報を元に記載しております。(2020年8月調査時点)
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