給与明細システムと給与計算システムの違いと連携の必要性

給与明細システムと給与計算システムとの違いは何でしょうか。文字上からは明細を作成するシステムと計算するためのシステムであることはわかります。ここでは、給与明細システムと給与計算システムとの違いと、この2つを連携させる必要性について紹介します。

給与明細システムと給与計算システムとの違い

給与明細システムは給与の中身を見せるためのシステム

給与明細システムと給与計算システムは名称が似ていますが、担っている役割はそれぞれ異なっています。給与明細システムは、すでに計算が終わった個々の従業員に支払われる給与の明細を表示して見せるためのシステムです。別の言葉でいえば、明細を作成して送信するシステムといえます。

従来の紙に印刷していた給与明細書のイメージを、パソコンやスマホなどの情報端末の画面上に再現して表示するシステムだといえばわかりやすいでしょう。一般的な給与明細システムは紙の給与明細書とは異なり、予め設定された過去のデータを閲覧したり、必要に応じて印刷したりといった使い方も可能です。

給与計算システムは給与そのものを計算するシステム

給与計算システムはその名のとおり、個人別の給料を計算するシステムです。基本給や各種手当、所得税や住民税、健康保険料や厚生年金保険料などの各種データと、出勤状況や休日休暇のデータなど、給与計算の基礎となる数字を処理してその月の給与を算出します。また、毎月の給与計算事務を効率化するだけでなく、年末調整にも対応可能です。

少人数で毎月の給与がほぼ固定給で支給と控除の項目が少ない企業であっても、税制その他の影響を受けるなど複雑でミスが生じやすい給与計算は、手計算よりも給与計算システムに任せたほうが安心できます。

給与明細システムと給与計算システムの連携

連携のメリット

給与明細システムと給与計算システムの連携はあったほうが便利です。連携にはCVSファイルなどに落としたデータを移行する処理が必要なケースと、自動で連携できるケースがあります。給与明細システムと給与計算システムを連携させる最大のメリットは、給与明細を作成する手間を大幅に削減できる点です。連携がなければ給与明細データを手入力する必要が生じます。

一体型になったシステムもある

給与明細システムと給与計算システムを別々に導入する場合は連携について考える必要があります。しかし、給与計算機能と給与明細機能が一体型となったシステムもあり、この場合は連携の必要性を改めて考える必要がありません。