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給与明細の再発行を求められたときの対応ルールを決めておく

給与明細はその月の給与計算の根拠となる数字が並んだ重要な書類です。その再発行を求められたとき、どのように対応すべきでしょうか。ここでは、給与明細の再発行を求められたときの対応について紹介します。

求めに応じて再発行するかしないかは企業次第

法的に再発行の義務はない

給与明細の再発行について、法的な決まりは何もありません。つまり、従業員から再発行の求めがあったときに応じるか応じないかは企業の自由です。そのうえで、どのように対応するのがベストかを考える必要があります。

実際の運用は再発行の企業が多い

給与明細の再発行を行うためには、作業する人員の人件費も含めてコストがかかります。問題はそのコストが許容できる範囲のものであるかどうかです。これをデメリット言い換えることもできます。多くの企業では、給与明細の再発行を行うメリットとデメリットを比較した結果、再発行の求めに応じるケースが多いようです。

給与明細の再発行に応じるメリットと再発行に関するルール化

企業側のメリット

給与明細の再発行を行う企業側のメリットとしては、従業員に気分よく働いてもらえる可能性が高まる点があげられます。裏を返せば、断った時のマイナス勘定を抑えるということです。単純に紛失してしまったというケースなどは紛失したほうが悪いというものの、それで揉め事に発展してしまう可能性を考えれば、必要経費の内ともいえます。

従業員側のメリット

各種手続きの提出書類として給与明細を使用するケースがあります。原本が必要なケースでは、再発行してもらうことで手元の給与明細を失わずに済みます。コピーを手元に置いておくという手もありますが、さらに別の用途で原本が必要になったときは、再発行が必要です。

古い給与明細の再発行

再発行自体の問題とは別に、求められている給与明細が古すぎて対応できないケースもあります。データの保存期間を過ぎている場合には、当然ですが断るしかありません。賃金台帳などの書類の保存期間は3年、税務関係は7年となっており、3年経過すると給与明細の基礎となるデータが残っていない可能性があります。給与明細を手作業で作成している企業の場合、過去分の再発行は大変になる可能性があります。再発行を前向きに考えるなら、給与明細システムの導入を検討するのもよいでしょう。

その場に応じて対応できるルール化が必要

給与明細の再発行の求めに対して、すべてのケースで再発行すればよいかといえば、必ずしもそうとは限りません。従業員本人からの求めであれば再発行すること自体に問題はないでしょう。必要性が薄いと思われる場合は、本人に再確認してもらうこともできます。


問題は本人以外からの求めがあった場合です。法律上の根拠がある場合を除いて再発行には応じないか、顧問弁護士などの専門職に相談するといった慎重な姿勢が必要になります。または、本人を通して請求するように回答することです。いずれにしても、その場に応じて対応できるルール作りが求められます。

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