給与明細に記載ミスがあったときの適切な対応方法

給与明細に記載ミスがあったとしたら、交付を受けた従業員が混乱してしまうかもしれません。そうでなくても、業務の信頼性にかかわる重大事です。ここでは、給与明細の記載ミスに対する適切な対応について紹介します。

給与明細の記載ミスが発覚した段階の対応

本人への謝罪と訂正

給与明細の記載ミスを確認して最初にすべきことは、誤った給与明細を交付された本人に対する真摯な謝罪です。そして、可及的速やかに訂正版の給与明細を交付し、訂正箇所の説明を行います。間違っても忙しかったからなどの言い訳をしてはいけません。立場を利用した誤魔化しではなくても、信頼関係に悪影響を及ぼし、企業にとってマイナスになりかねないためです。

原因がわかっている場合は説明も付け加えます。これから究明する場合はその旨の説明も必要です。

過不足金額の処理

また、給与明細の記載と給与の支払い額は連動しているのが一般的です。支払った給与の額に過不足が生じていたなら、不足する場合は直ちに支給します。法的な観点も含めて賃金の後回しは原則としてダメです。多く支払っている場合はできるだけ早めに返却してもらいましょう。

状況によっては次の給与支払い日に相殺したほうがよいケースがあるかもしれません。返却ならそれも考えられますが、支給の場合はすぐに対応すべきです。同意があれば翌月でも可能とはいうものの、給与の支払いを待ってもらうのと同じことになるため、避けた方がよいでしょう。

初期対応が終わったら改善策を講じる

原因の究明

給与明細の記載ミスが起きた原因を究明します。誰について、どの項目で起きたのか、担当者や使用したシステムといった状況などから掘り起こし、何が問題だったのかを見極めることが重要です。

改善策を実施する

記載ミスの原因がルールによらない処理だった場合は、ルールの順守を徹底することとルールそのものの見直しも行います。単純な作業ミスであれば、業務への集中を高めるとともに、ミスが起きにくい体制への移行も重要です。たとえば、手計算から集計ソフトの活用、さらには給与計算システムへの移行が考えられます。また、業務多忙でブルチェック体制もままならないというケースでは、アウトソーシングも選択肢のひとつです。