給与明細の電子化に同意が得られなかったときは従来の扱いを続けつつ理解を求める

給与明細の電子化は企業側と従業員のそれぞれがメリットを感じて納得してこそ円滑に運用できるシステムです。ここでは給与明細の電子化に関する法的な位置づけと、従業員の同意を得られなかったときの対応について紹介します。

給与明細の電子化は従業員の同意が前提

所得税法の定め

賃金の通貨払いの原則、直接払いの原則を定めている労働基準法には給与明細についての規定がありませんが、従業員の同意なくして電子化はできません。給与明細の電子化について従業員の同意を求めているのは所得税法です。従業員に事前の説明を行い承諾、つまり同意を得ていることが前提となります。この説明には電子化するというだけでなく、どのような形で交付するのかを示す必要があります。また、電磁的方法または書面による承諾の手続きをとることが必要です。
参照元：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A
（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/question.htm）

書面発行とファイルについての法の要求

同意がある場合であっても、従来型の紙ベースの給与明細書の交付を求められた場合は当該書面を発行して交付しなければなりません。また、交付するファイルについては、当然ですが従業員がパソコンなどの画面に表示させたり、書面として出力したりできる措置が求められています。
参照元：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A
（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/question.htm）

従業員の同意を得られないときの対処

紙ベースの給与明細書の発行を続ける

法的に同意が必要である以上、同意なしで給与明細の電子化を実施することはできません。そのため、同意した従業員と不同意の従業員とで給与明細の交付方法を分ける必要があります。不同意の従業員については従来通りに紙の給与明細書を発行して交付するしかありませんが、いつまでも混在したままでは電子化するメリットが薄れてしまうため一種の経過措置です。ただし、請求があれば書面を発行する必要があるため、完全に紙ベースの扱いを排除することはできません。

メリットとデメリットを示して理解を求める

同意を得られなかった従業員については、強要にならないように配慮しつつ、想定されるメリットとデメリットを踏まえたうえで理解を求める姿勢が重要です。従業員側の主なメリットには、いつでもどこでも閲覧できる、過去のデータも見られる、紛失のリスクを減らせるといったものがあります。

一方、デメリットは個人によって異なるでしょう。パソコンやスマホで簡単に閲覧できるといっても、すべての従業員が同じように便利だと感じるとは限りません。無理なく操作ができるようになるための講習会を開催するといった工夫も考えられます。 また、電子化に同意すると後戻りできなくなる、紙ベースで確認できなくなることへの不安については、電子データでも印刷が可能なことや、請求により紙の給与明細書が発行されることを説明することも重要です。