給与明細電子化のあとのデータ管理は取扱いとセキュリティ対策がポイント

給与明細の電子化は導入して終わりではありません。導入前に慎重で入念な検討を実施したからといって、すべてがうまくいく保証はないのです。実際には導入したあとがより重要といえるでしょう。紙の給与明細をやめて電子化したあとのデータ管理のポイントについて紹介します。

運用面での管理強化

明細発行と管理

紙の給与明細書を発行する場合でも同じことがいえますが、作成する給与データそのものを間違えるなどのヒューマンエラーは電子化によっても完全にはなくせません。AさんとBさんの給与明細データの中身を取り違えて入力したり、中身は正しいものの逆に交付したりといったミスです。

給与明細のデータを入力して作成する作業は紙の給与明細書でも同様に必要なことであり、電子化したからといって特別に注意しなければならないわけではありません。しかし、交付段階では電子データのほうが便利な分だけ高リスクだともいえます。紙の給与明細書であれば、表に名前が書かれているため開封前に別人のものであることが分かりやすいものです。これに対し、たとえば電子化によりメールで送信する場合などは、開封してから誤送信に気付くといったことになりかねません。タイトルに個人名が書かれていなければなおさらです。それだけに、より一層の注意が求められます。

従業員を含めたセキュリティ意識の向上

電子化した給与明細の交付方法として多く使われているのが、メールで送信する方法とWEB上で交付する方法です。どちらの場合も会社側・管理者側だけでなく従業員も含めたセキュリティ意識の向上と有効な対策が求められます。まず、システムとしてデータ流出を回避するためのセキュリティ体制を構築することは当然です。同時に、従業員に対してもIDやパスワードの管理を徹底することやウイルス対策ができていない端末を利用しないことなどの教育を徹底する必要があるでしょう。また、セキュリティ対策は導入時に考えれば済むものではなく、常にアップデートする必要がある点にも注意が必要です。

効果の検証と配信期間

給与明細を電子化したあとの管理では、期待していた効果が出ているかどうかの検証の必要です。既存システムとの連携がうまくできているか、従業員の反応はどうかなどを注意深くチェックすることで、改善すべきポイントも見えてきます。また、WEBで交付する場合はいつまで配信するかも重要です。閲覧可能な期間が長ければ長いほどデータ管理の負担が増えます。